Правила относно вътрешната организация и дейността на "Съвети в земеделието" ООД

Вътрешната организация и правилата за работа на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” ООД („СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”) осигуряват контрол върху взаимоотношенията с клиентите и гарантират за нормалното протичане на дейността на дружеството.

I. Основни цели
 Осигуряване на контрол за спазване от страна на управителя, прокуриста, служителите и другите лица, работещи за СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО, на изискванията за извършване на услугите, предоставяни от Дружеството и други дейности за изпълнение на поетите задължения към клиентите и на базата на осъществявания контрол да осигури прилагането на мерки срещу нарушаването на тези изисквания;
 Осигуряване на ефективни и открити процедури за своевременно разглеждане на жалби на клиенти и възможност за предотвратяване или установяване на нарушения;
 Разпределяне на правата, задълженията и отговорностите във връзка с дейността между лицата, работещи по договор за СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО и членовете на Дружеството;
 Възможност за поддържане на актуално поименно длъжностно разписание на служителите и списък на други лица, които работят за „СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”.

II. Организация
А) “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” организира дейността си по следната система на управление и отчетност:
1. Управление и вътрешен контрол
2. Оперативен отдел
3. Правно-счетоводен отдел (може да бъде вътрешен отдел или да се възложи на външна
фирма)
Правилата за работа трябва да осигуряват контрол върху взаимоотношенията с клиентите.
Контролът върху спазването на нормативните изисквания и вътрешните правила за работа се осъществява от управителя.
Б) Принципи на организация
Вътрешната организация на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” е изградена в съответствие със следните принципи:
1. Йерархична централизирана структура:
 решенията по оперативната дейност се взимат съобразно нивото на компетентност и делегираните права в съответната система на отношения;
 да се спазва правилото решенията да се взимат само от един служител, съобразно неговата компетентност и отговорност;
 всеки служител се отнася по оперативни и други отношения към друг служител със съответните делегирани права.
2. Права на субординация без възможност за прескачане на нивата:
 всеки служител може да се отнася по оперативни и други отношения само към определен друг служител със съответните делегирани права;
 за вземане на решения извън обичайната оперативна дейност да се предвиди съответния ред.
3. Фиксирано разпределение на задълженията, правата и отговорностите:
 да не се допуска смесване и застъпване на задължения, права и отговорности;
 за всеки елемент на оперативната дейност да се определят точните права, задължения и отговорност.

III. Функции на отделите
А. Управление и вътрешен контрол
1. Управителят организира дейността на Оперативния и Правно-счетоводния отдел, като утвърждава правила и издава заповеди (писмени и устни), което осигурява ефективна организация на работата на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” при пълно спазване на нормативните изисквания.
2. Управителят осъществява постоянен контрол върху функционирането на отделните отдели, в съответствие с приетите Правила за вътрешната организация и
осъществява контрол върху взаимоотношенията с клиентите.
3. Управителят осъществява дейността си по предходните две точки като свиква ежеседмични събрания на служителите на Дружеството (оперативки), на които изисква писмени или устни отчети и справки за извършените действия и за състоянието на дружеството. Поканите за събранията се изпращат по електронната поща на email, посочен от всеки от служителите. Счита се, че служителят е редовно поканен, ако му е изпратена покана на предоставен от него адрес на електронна поща за нуждите на установените отношения със “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”. Не е необходимо поканите да са подписани от Управителя, понеже те се изпращат от email, до който само той има достъп. Решенията на събранията се вземат от Управителя, след дискутиране на точките от днения ред със служителите.
Присъствието на събранията не е задължително, освен ако изрично не е посочено в поканата, че е задължително.
4. Управителят одобрява поименното длъжностното разписание на служителите на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, както и всяко изменение и допълнение в техните задължения.
Б. Оперативен отдел
1. подотдел „Фронт офис“ – отговаря за работата с клиенти и приемане и предаване на заявленията;
1.1. Работа с клиенти
Основни права и задължения:
 приема клиентите на дружеството;
 разяснява на клиентите на дружеството общите условия и другите условия за работа, представляващи интерес за клиента, както и Ценоразписа на извършваните от “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” услуги. Предоставя на траен носител своевременно, преди клиентът да бъде обвързан по силата на договор със “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” информация за условията по съответния договор;
 съхранява предоставената в писмен вид информация с мотивите;
 приема жалбите на клиенти на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО, изяснява обстоятелствата, свързани с тези жалби и докладва за тях на отдела за Вътрешен контрол;
 идентифицира клиентите и сключва договорите по утвърден образец на СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО, с клиентите, като изисква и събира необходимата информация за това;
 попълва необходимата документация и я съхраняв.
1.2. Приемане и предаване на заявленията:
Основни права и задължения:
 приема постъпилите заявления. Заявления могат да се подават:
(а) в офисите на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”;
(б) по телефона от клиенти. При приемане на заявления по телефона служителят изисква от клиента да продиктува съответни лични данни с цел коректна идентификация.
Клиентите превеждат съответните такси и разноски за изпълнение на заявената услуга съгласно Ценоразписа на „СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, по банкова сметка на „СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” или ги изплащат на каса на Дружеството;
 предава попълнените документи на отдел ПСО на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, който изпълнява заявленията, сканирани по електронна поща или факс незабавно по реда на тяхното постъпване. Върху всеки документ се отбелязва датата и часа на изготвяне.
 попълва ежедневните отчети, дневниците за постъпилите и изпълнени заявки на клиенти и извършените действия и ги приключва ежедневно. В края на деня се прави разпечатка на въведените данни в дневниците;
 води кореспонденция с ПСО на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, който дава отчет на събранията на Управителя за статуса на подадените заявления и сключените сделки;
 предоставя консултации. В тези случаи се изисква от клиента информация, която е необходима на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” за установяването на съществените факти относно клиента и дава разумни основания на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” да счита, че сделката, която ще бъде препоръчана, отговаря на критериите;
1.3. Изисквания за заемане на длъжността; Висше или средно образование (възможно е да е в процес на придобиване), умения за работа с Microsoft Office.
В. Отдел „Правно-счетоводено обслужване”
1. Основни права и задължения на подотдел „Правно обслужване”:
□ Първоначален преглед, изменение, допълнение или съставяне на нови вътрешно фирмени документи (образци на договори, общи условия, правилник за вътрешния трудов ред, етичен кодекс, актове по Закона за защита на личните данни и други), както и при необходимост тяхното последващо коригиране при промяна в законодателството.
□ Съставяне и проверка на договори.
□ Провеждане на преговори с контрагенти и клиенти на Дружеството.
□ Предоставяне на писмени и устни становища по правни въпроси в областта на гражданското и административното право, включително по трудовоправни казуси.
□ Изготвяне на трудови договори и анекси към тях, длъжности характеристики, заповеди за назначаване, уволнение, преназначаване на служители, дисциплинарни производства, декларации по ЗЗЛД.
□ Консултации по Закона за здравословни и безопасни условия на труд, подзаконовите актове и актовете на европейското законодателство, свързани с този закон.
□ Подготовка и водене на съдебни процеси по общия ред за защита интересите на Дружеството.
□ Изготвяне на нотариални покани за доброволно изпълнение на задълженията към Дружеството от страна на негови клиенти и контрагенти.
□ Образуване и водене на заповедни производства и на изпълнителни дела при Частен съдебен изпълнител за събиране на вземания.
□ Изготвяне на документи във връзка с юридическия статус на дружеството по Търговския закон и Закона за търговския регистър – промяна, изменение и допълнение на Дружествения договор, договори за управление, регистриране на промяна в обстоятелствата на дружеството, подготовка на документи за общи събрания на съдружниците или акционерите (покани, списъци на присъстващите, протоколи за взетите решения), както и за заседанията на съвета на директорите, евентуално наше участие в самите и заседания и др.
□ Проучване, консултиране и изготвяне на необходимите документи по сделки с недвижими имоти.
□ Проучване на условията за участие и подготовка на тръжни документи за обявени конкурси по реда на Закона за обществените поръчки и подзаконовите нормативни актове.
□ Правно обслужване по всички допълнително възникнали казуси в текущата работа на Дружеството.
Изисквания за заемане на длъжността на служителите от този подотдел – висше юридическо образование (възможно е да е в процес на придобиване) – специалност „Право”.
Основни права и задължения на подотдел „Счетоводно обслужване”:
 разработва инструкция за вътрешния документооборот, вътрешни правила за осчетоводяване и др.;
 следи нормативната база относно тълкуването на нормативните документи, отнасящи се до счетоводния процес;
 води сметките на дружеството, като отразява счетоводно активите и пасивите,
промените в тях и т.н;
 съставя обобщен баланс на дружеството;
 дава счетоводна информация за основния капитал, извънредни приходи и
разходи, разпределение на печалбата, дяловото участие в други дружества /ако има
такова/, счетоводни правила и методи на оценка и амортизация;
 дава ежеседмична информация на управителите относно текущите печалби и
загуби, състоянието на дружеството по баланс и др;
Изисквания за заемане на длъжността на служителите от този подотдел – висше икономическо (възможно е да е в процес на придобиване) – специалност „Счетоводство и контрол“ или друга близка специалност.
Д. Отдел „Вътрешен одит“
Oтдел „Вътрешен одит“ се обособява в случай, че мащаба и комплексността на дейността на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, и вида и обхвата на извършваната дейност се увеличи до степен, че се създаде необходимост от обособяване на отделен отдел. Отдел „Вътрешен одит“
функционира отделно и независимо от другите отдели и дейности и проверява и оценява съответствието и ефективността на приетите от “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” вътрешни правила и създадените
системи за вътрешна организация, вътрешен контрол, съхраняване и обработка на информацията, счетоводна отчетност и др. Изисквания за заемане на длъжността на служителите от този отдел – висще икономическо образование, за предпочитане специалност „Стопанско управление”.
IV. Обмен на информация между отделите в “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”. Начин на предоставяне на информация на клиенти.
1. За целите на точното изпълнение на задълженията и функциите на всеки отдел информацията, която се обменя между отделите и има отношение към обслужването на клиентите на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” следва да бъде съхранявана на хартиен и/или магнитен носител. Такъв може да бъде и изпратен/получен E-mail. Служителите на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” имат право да си обменят информация, която не се съхранява на достъпно за всички място, само чрез служебните си E-mail-и с домейн на „СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, за да минимизират максимално риска от неправилно интерпретиране на предоставяната/получаваната информация.
Периодично информацията, която се съдържа в E-mail – a на всеки служител на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”,се архивира и архивираните копия се съхраняват на магнитен носител за срок от минимум 5 години.
2. В случаите, когато “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” предоставя на клиента информация, тя трябва да бъде предоставяна на траен носител. Това следва да бъде хартиен носител или по друг начин, за който са спазени следните изисквания:
2.1. предоставянето на информацията по този начин е подходящо с оглед съществуващите или предстоящите отношения с клиента;
2.2. клиентът изрично е предпочел този начин за предоставяне на информация пред предоставянето й на хартиен носител.
3. Когато информацията се предоставя на клиенти чрез интернет страницата на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” и не е адресирана до конкретен клиент, тя трябва да отговаря на следните условия:
3.1. предоставянето на информацията по този начин е подходящо с оглед съществуващите или предстоящите отношения с клиента;
3.2. информацията е актуална;
3.3. информацията е достъпна непрекъснато на интернет страницата за времето, обикновено необходимо на клиентите да се запознаят с нея.
“СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” може да предоставя на клиент информация чрез електронни средства за
комуникация (E-mail), ако са налице данни, че клиентът има редовен достъп до Интернет.
Счита се, че клиентът има редовен достъп до интернет, ако предостави адрес на електронна поща за нуждите на установените отношения с “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”.
Когато “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” изпраща на клиента информация на траен носител, който не е хартиен, информацията следва да се изпраща във формат pdf или формат doc. И в двата случая носителят (включително форматът) на информацията следва да позволява тя да бъде
възпроизвеждана без загуба на данни и без да се деформира.
4. Информацията, която отделите в “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” обменят по между си, трябва да бъде предавана от един отдел на друг по описаните по-горе начини и във възможно най-кратки срокове, като се има предвид и важността на предаваната информация. В случай, че информацията се предава по E-mail сроковете за нейното достигане са изцяло в зависимост от техническите характеристики на ползваните от “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” компютри, сървъри и скорост на ползваната връзка.
4.1. в случай че служителите на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” физически предават информация помежду си на хартиен/електронен носител, то сроковете за предоставяне на тази информация между отделите трябва да са минимални, така че да не се получава забавяне на достъпа на съответния служител до нужната информация.
4.2. Управителят на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” може да взима необходимите дисциплинарни мерки в случай, че е установено, че служител поради небрежност или умишлено е забавил информация, която е следвало да предаде на служител от същия или друг отдел в “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”.
5. С оглед избягването на конфликтите на интереси, служителите на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, и най-вече
ръководните служители, служителите от Оперативния отдел, са длъжни да спазват
следните основни принципи:
а) безконфликтност – “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, съответно служителя на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, не трябва да се поставя в
позиция, при която неговите интереси ще се сблъскат с интересите на клиента, а ако това
се случи, винаги следва да се отдава предимство на интереса на клиента;
б) равно третиране и лоялност към клиентите – “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” трябва винаги да действува в интерес на своя клиент по най-добрия за него начин. То не трябва да се поставя в позиция, при която интересът на един негов клиент ще влезе в конфликт със задължението
му към друг негов клиент. “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” трябва да използва в полза на клиента си всичките си
познания и опит, включително всяка информация, която е получило и е във връзка с услугата, която доставя на клиента.
в) конфиденциалност – “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” не трябва да използва в своя полза или в полза на друго
лице, вкл. друг клиент, поверителната информация, която е получил, действувайки от името на свой клиент.

VII. Водене на отчетност и съхраняване на информация
1. При загуба на информация в случай на техническа авария “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” незабавно
предприема действия за отстраняване на аварията и възстановяване на информацията в
съответствие с вътрешните правила и процедури за управление.
2. “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” води дневник за извършените сделки от управителите и от лицата, които работят по договор за него, за които “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” е уведомено.
3. “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” съхранява цялата документация и информацията, свързана с дейността му, на магнитен (електронен) и/или хартиен носител включително:
А) сключените договори с клиенти, необходимите декларации, писмени съгласия и пълномощни или копия от пълномощни, копия от документите за самоличност
на клиентите и пълномощниците, актуални данни за клиентите, откритите сметки и информацията за клиентите, дадените на клиентите съвети и уведомления, подадените
заявления, изпратените потвърждения, други уведомления, отчети и платежни документи за сделките, както и всяка друга информация, предоставена на клиента или получена от него;
Б) рекламните материали и публикации;
В) актовете относно вътрешната организация на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, жалбите на клиенти и вътрешните разследвания;
Г) вътрешната и външната изходяща и входяща кореспонденция;
Д) записи на електронната комуникация между “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” и неговите клиенти;
Е) общите условия и ценоразписа, които “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” прилага, включително периода, за който те имат действие, и всяко изменение и допълнение в тях;
Ж) длъжностното разписание на служителите и списъкът на другите лица, които работят за “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, както и всяко изменение и допълнение в тях, и документите, удостоверяващи, че лицата отговарят на изискванията на нормативните актове.
9. Когато се предоставят копия от документи, изготвени на хартиен носител, те се заверяват от лицата, които ги предоставят, и лицето в “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, което ги приема.
10. “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” съхранява в продължение на 10 години документацията на достъпно и подходящо за ползване място и по начин, който осигурява запазването им на втори носител или възстановяването им в случай на загубване по технически причини. Документи и информация, които установяват права и задължения
на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” или на клиента във връзка с предоставяните услуги или условията, при които “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”
предоставя услуги на клиентите, се съхраняват в продължение на целия период на съществуване на отношенията с клиента, но не по-малко от 10 години.
11. Писмените документи се съхраняват в папки, които се подреждат в специален картотечен шкаф със заключване. Достъп до информацията и данните имат само лицата,
които обработват данните. Информацията и данните на клиентите се въвеждат на твърд диск на компютър, свързан в локална мрежа. Достъпът до информацията и данните е
защитен с парола, известна само на лицата, обработващи данните. При работа с данните се използват специализирани софтуерни продукти, адаптирани към специфичните нужди на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”. Защитата на електронните данни от неправомерен достъп, повреждане, изгубване или унищожаване се осигурява посредством поддържане на антивирусни програми, периодично
архивиране на данните на CD, DVD, USB Flash памет, и др., както и чрез поддържане на
информацията на хартиен носител.
Техническо осигуряване
Дейността на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” се осъществява в помещения, които отговарят на изискванията за сигурност, защита, охрана и противопожарна безопасност.
„СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” разполага с техническо и програмно осигуряване (компютри, телефони, факс и софтуер), необходими за извършване на дейността му,
позволяващо приемането на заявления, включително на такива по дистанционен способ на комуникация, както и спазването на поредността на постъпване на заявленията при подаването им за изпълнение и съхраняване на информация.
Всеки документ, който тези правила изискват да бъде съставен в писмена форма,
може да бъде съставен като електронен документ, при условие, че е подписан съгласно
Закона за електронния документ и електронния подпис.
VIII. Ред за разглеждане на жалби на клиенти
1. Служителите от подотдел „Фронт офис“, които приемат жалбите на клиенти, вписват в дневника приетите от тях жалби на клиенти на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО” и ги предават най-късно до края на следващия работен ден за разглеждане на отдел ПСО.
2. Ръководителят на отдел ПСО разпределя на служител от Отдела и/или сам се запознава с подадената жалба и извършва своевременно необходимите проучвания или проверки.
3. Ръководителят на Отдела или определен от него служител провеждат среща или телефонен разговор със жалбоподателя за изясняване на случая. По преценка на Ръководителя на Отдела на срещата присъства и служителя на “СЪВЕТИ В ЗЕМЕДЕЛИЕТО”, срещу когото е подадена жалбата.
4. Когато жалбата е напълно или частично основателна, Ръководителят на Отдела полага възможните усилия за удовлетворяване на претенциите на клиента и предотвратяване на потенциални съдебни или арбитражни спорове.
5. При необходимост, на всеки етап от проучването и разглеждането на жалбата взима участие Управителя.
6. В срок от 10 работни дни от подаване на жалбата, а когато тя е разглеждана и от Управителя – в срок от 3 работни дни от решението му, Отделът изготвя писмен отговор на жалбоподателя и го предоставя за подпис на Управителя.